Programme de placement de titres sur le marché de détail du gouvernement du canada Protocole d'entente entre le Ministère des Finances et la Banque du Canada

En vigueur à compter du 24 mai 2012



1. Introduction

1.1 Objet du protocole d’entente

Le présent protocole d'entente établit comment le ministère des Finances (le « Ministère ») et la Banque du Canada (la « Banque ») collaborent de manière à assurer la prestation du Programme de placement de titres sur le marché de détail du gouvernement du Canada (le « Programme »).

Le présent protocole décrit le mandat du Programme, sa structure de gouvernance, les rôles et responsabilités du Ministère et de la Banque, le processus de planification et de budgétisation ainsi que les exigences en matière de déclaration.

Le protocole est conforme à la Stratégie de gestion de la dette, établie annuellement par le gouvernement, et au document Gestion de la trésorerie – Cadre de gouvernance, mis au point conjointement par le Ministère et la Banque.

1.2 Définition du Programme

Pour l'application du présent protocole, le Programme englobe la gestion des produits, le marketing, la vente, les systèmes et les opérations, ainsi que tous les aspects financiers liés aux Obligations d'épargne du Canada (OEC) et aux Obligations à prime du Canada (OPC), qu'elles soient détenues ou non au sein d'un régime enregistré (REER ou FERR, par exemple).

2. Mandat du Programme

3. Structure de gouvernance du Programme

3.1 Partage des responsabilités

La responsabilité du Programme incombe au ministre des Finances. Le Ministère est chargé de conseiller le ministre quant aux objectifs stratégiques du Programme et à la stratégie globale permettant d'atteindre ces objectifs, ainsi qu'aux décisions touchant la structure du Programme et le prix des produits.

La Banque, en qualité d'agent financier du gouvernement, assure la mise en œuvre et l'administration du Programme. De plus, elle fournit des conseils sur la planification, l'orientation stratégique, l'établissement des prix et la stratégie de marketing. Elle est responsable des décisions concernant la mise en œuvre du Programme en vue de l'exécution du mandat approuvé par le ministre. Bien que la Banque soit indépendante et relève de son propre conseil d'administration, elle reconnaît que le présent protocole lui confère la responsabilité d'administrer le Programme.

3.2 Relations de travail

Le Ministère et la Banque s'engagent à travailler en collaboration, chaque partie s'acquittant de ses responsabilités et de ses obligations. Leur relation est fondée sur une communication ouverte et franche, la confiance mutuelle et le respect.

3.3. Cadre de gouvernance

La gouvernance du Programme est décrite dans le document Gestion de la trésorerie – Cadre de gouvernance, qui porte sur la gouvernance de toutes les responsabilités en matière de gestion financière revenant au Ministère et à la Banque (soldes de trésorerie, réserves de change, titres destinés aux investisseurs institutionnels et titres destinés aux particuliers), de même que des responsabilités en matière de gestion du risque. Trois comités consultatifs stratégiques interinstitutions appuient le Programme : le Comité de gestion financière, le Comité de coordination du placement des titres au détail et le Groupe de travail sur le placement des titres au détail.

3.3.1. Comité de gestion financière

Le Comité de gestion financière est un comité de hauts dirigeants composé du sous-ministre délégué (principal) des Finances (qui représente le sous-ministre), du sous-ministre adjoint des Finances (Direction de la politique du secteur financier) et du chef (département de la Gestion financière et des Opérations bancaires de la Banque).

Le Comité supervise toutes les activités de gestion de la trésorerie. En ce qui a trait aux titres de détail, le Comité approuve les objectifs du programme et le plan stratégique triennal. Il approuve également les recommandations stratégiques et la stratégie de marketing qui seront soumises au ministre. En règle générale, le Comité se rencontre trois fois par année.

3.3.2. Comité de coordination du placement des titres au détail

Le Comité de coordination du placement des titres au détail est formé de cadres intermédiaires : deux représentants du Ministère (le directeur de la Division des marchés financiers et le chef de la Section de la politique de gestion de la dette, Division des marchés financiers) et deux représentants de la Banque (le sous-chef du Département de la gestion financière et des opérations bancaires et le directeur adjoint, Titres au détail, Département de la gestion financière et des opérations bancaires).

Le Comité de coordination du placement de titres au détail présente au Comité de gestion financière des recommandations concernant les objectifs du Programme, le plan stratégique triennal et la stratégie de marketing de la campagne. Enfin, il coordonne les initiatives touchant le Programme et surveille les questions relatives aux campagnes de souscription et à l'établissement des prix. Le Comité se réunit à intervalles réguliers (habituellement chaque mois) ou au besoin.

3.3.3. Groupe de travail sur le placement des titres au détail

Le Groupe de travail sur le placement des titres au détail se compose de cadres et d'employés du Ministère et de la Banque. Il est coprésidé par le chef de la Section de la politique de gestion de la dette, Division des marchés financiers du ministère des Finances, et le sous-chef du Département de la gestion financière et des opérations bancaires de la Banque du Canada.

Le Groupe de travail élabore le plan stratégique triennal qu'il soumet au Comité de coordination du placement des titres au détail. En outre, il procède à des analyses et formule des recommandations destinées à ce dernier au sujet des initiatives à entreprendre dans le cadre du Programme, par exemple en ce qui concerne la mise au point de produits. Le Groupe se réunit chaque mois ou plus souvent au besoin.

4. Rôles et responsabilités

Le cadre de gouvernance (section 3) facilite la coordination des activités entre le Ministère et la Banque. Par ailleurs, il permet aux deux parties d'échanger de l'information et des conseils sur le Programme. Le cadre définit clairement les rôles et les responsabilités du Ministère et de la Banque, conformément au partage des responsabilités décrit à la section 3.1. Ces rôles et responsabilités sont résumés à l'annexe I, laquelle peut être modifiée avec le consentement écrit des deux parties.

Pour s'acquitter de leurs responsabilités respectives, le Ministère et la Banque conviennent de ce qui suit.

4.1. Contrats avec des tiers

Au besoin, des contrats avec des tiers peuvent être conclus pour faciliter l'administration du Programme. Toute activité d'approvisionnement liée à l'administration du Programme par la Banque se déroule conformément à la politique et aux procédures de l'institution en matière d'approvisionnement.

4.2. Marketing et communications

La Banque élabore la stratégie de marketing de la campagne selon l'orientation stratégique établie pour le Programme. La stratégie publicitaire doit d'abord être approuvée par le ministre des Finances.

Il incombe à la Banque de mettre en œuvre la stratégie, y compris l'octroi et la gestion de tout contrat de publicité, de même que la supervision du travail effectué par la ou les sociétés de publicité mandatées pour préparer les outils de marketing, suivant la stratégie approuvée.

La Banque tient le Ministère au courant de tout concept créatif lié aux projets importants afin de démontrer que le concept recommandé est conforme à la stratégie approuvée. Le Ministère est chargé d'obtenir toutes les approbations requises. La Banque collabore avec le Ministère pour déterminer les échéanciers, fournir tous les renseignements nécessaires et répondre aux demandes. En temps normal, le concept recommandé doit être mis à la disposition du ministre, aux fins d'approbation, un mois avant la date prévue de diffusion du message.

C'est aussi à la Banque qu'il incombe de répondre aux questions et demandes du public et des médias à propos du Programme, dans la mesure où ces questions et demandes sont liées aux responsabilités de la Banque. En ce qui a trait aux médias, le détail des demandes doit être communiqué sans tarder, par courriel, aux principales personnes-ressources de la Banque et du Ministère. Ces derniers coordonnent alors la rédaction d'une réponse et un plan d'action appropriés. Après exécution du plan d'action, un résumé de la réponse ou un compte rendu de l'entrevue est transmis à ces mêmes personnes-ressources.

4.3. Agents vendeurs et représentants de l’épargne salariale

En ce qui a trait aux ventes de produits de titres au détail par l'entremise des institutions financières et des négociants, la Banque établit les liens contractuels, fixe les taux de commission des ventes et verse la rémunération des agents vendeurs autorisés. Les commissions étant considérées comme faisant partie du service de la dette, elles nécessitent l'approbation définitive du Ministère.

En ce qui concerne le Programme d'épargne-salaire, la Banque s'occupe des contrats, de la gestion et de la rémunération des coordonnateurs de services locaux. Elle gère aussi les ententes avec les employeurs inscrits au Programme et s'occupe des systèmes de soutien et des autres ressources voulues pour administrer le Programme d'épargne-salaire.

4.4. Taux d’intérêt

Le Ministère décide des taux d'intérêt dont sont assortis les produits de titres au détail, en se fondant sur divers facteurs. La Banque fournit une estimation des éléments suivants : taux s'appliquant aux obligations coupon zéro du gouvernement canadien et aux bons du Trésor vendus en gros et frais administratifs bruts liés au Programme (Banque et Ministère), y compris les frais de commission et les valeurs d'options des titres au détail . Par ailleurs, la Banque assure la surveillance des taux d'autres produits de titres au détail.

Le Ministère sera chargé du positionnement du prix des produits de titres au détail par rapport à des instruments comparables sur le marché de détail.

4.5. Plaintes et demandes émanant de tiers

La Banque répond directement aux plaintes et aux demandes de tiers relevant de l'aspect opérationnel du Programme. Si le Ministère reçoit directement des plaintes ou des demandes de ce genre, il en accuse réception et indique au tiers que la plainte ou la demande a été transmise à la Banque, qui prend les mesures voulues.

Le Ministère répond directement aux plaintes et aux demandes relevant de l'orientation stratégique du Programme. Si la Banque reçoit directement des plaintes ou demandes de ce genre, elle en accuse réception et indique au tiers que la plainte ou la demande a été transmise au Ministère, qui prend les mesures voulues.

5. Planification et budgétisation

5.1. Planification

Chaque année, le Groupe de travail sur le placement des titres au détail prépare un plan stratégique triennal relatif au Programme en se fondant sur la stratégie globale de gestion de la dette et sur les objectifs stratégiques du Programme. Il soumet le plan stratégique triennal au Comité de coordination du placement des titres au détail. Ce dernier en fait l'analyse et formule des recommandations à l'intention du Comité de gestion financière. C'est le Comité de gestion financière qui approuve le plan stratégique triennal.

Le plan stratégique triennal est un plan continu que le Comité de gestion financière approuve chaque année à sa réunion de septembre. Le Groupe de travail sur le placement des titres au détail surveille les progrès du plan stratégique triennal et signale en temps opportun tout écart important au Comité de coordination du placement des titres au détail.

5.2. Budgétisation

Parallèlement au processus de planification, la Banque établit les besoins financiers[1] liés à la période triennale de planification du Programme.

Les besoins relatifs à la première année sont intégrés au budget annuel de la Banque proposé en septembre et soumis au Conseil d'administration de l'institution aux fins d'approbation. Les besoins relatifs à la deuxième et à la troisième année sont intégrés au processus de planification à moyen terme de la Banque et doivent être approuvés par son conseil d'administration. Le Conseil approuve généralement le budget annuel à la fin de décembre, avant le début de l'exercice financier.

Depuis le 1er janvier 2008, toutes les dépenses engagées par la Banque relativement au Programme, qui étaient auparavant remboursées par le ministre des Finances, ne le sont plus. Les commissions sont considérées comme relevant du service de la dette, de même que les frais d'intérêt; le gouvernement continuera donc de les verser directement.

5.3. Modification des plans et des budgets approuvés

Toute recommandation de changement important visant le plan stratégique approuvé est soumise au Comité de coordination du placement des titres au détail aux fins d'examen et au Comité de gestion financière aux fins d'approbation. Si un changement important est jugé nécessaire, le Ministère et la Banque envisagent d'abord une réorganisation des priorités au sein du plan de travail et du budget approuvés, de manière que le changement ne nécessite pas de ressources additionnelles.

6. Déclaration et tenue de livres

La tenue de livres découlant des ventes, des rachats et de l'encours de la dette est assurée par la Banque, au nom du gouvernement.

Périodiquement, les documents suivants sont distribués au Ministère et à la Banque et placés dans des registres. Ils visent à tenir les hauts dirigeants au courant et à permettre la reddition de comptes.

7. Vérifications

Les dépenses engagées par la Banque au titre du Programme et déclarées parmi les charges de la Banque sont vérifiées par les vérificateurs externes de la Banque dans le cadre de la vérification habituelle des états financiers annuels. Les contrôles internes régissant la déclaration des dépenses engagées au titre du Programme sont vérifiés par les vérificateurs internes de la Banque dans le cadre de la vérification périodique du contrôle interne à l'égard de l'information financière.

Les ventes, les rachats et l'encours de la dette constatés dans l'État de l'encours de la dette du gouvernement du Canada sont vérifiés par les vérificateurs externes de la Banque dans le cadre de la vérification habituelle de la déclaration financière annuelle. Les contrôles internes régissant la déclaration financière de ces éléments sont vérifiés par les vérificateurs internes de la Banque dans le cadre de la vérification périodique du contrôle interne à l'égard de l'information financière.

8. Examen du protocole d’entente

Le Comité de coordination du placement des titres au détail effectue chaque année une évaluation qualitative de l'utilité du présent protocole et de l'efficacité de la relation de travail entre les parties. Au besoin, des modifications peuvent être apportées au protocole.

9. Confidentialité

Le Ministère et la Banque respectent la confidentialité des renseignements échangés par les parties sur toute question touchant le Programme, conformément à la législation applicable et aux normes commerciales au chapitre de la protection des entreprises. Par conséquent, la Banque ne peut publier aucun document relatif au Programme sans consulter d'abord le Ministère, et vice versa.

10. Durée du protocole d’entente

Le présent protocole entre en vigueur le 24 mai 2012 et remplace tout protocole antérieur conclu entre le Ministère et la Banque au sujet du Programme. Il reste en vigueur tant qu'il n'est pas résilié ou remplacé par un protocole modifié. La résiliation doit être précédée d'un préavis d'un an.

11. Approbation du protocole d’entente

Le présent protocole est conclu par la Banque du Canada et la Direction de la politique du secteur financier du ministère des Finances du gouvernement du Canada ce vingt-quatrième jour de mai 2012.

Par :

Ron Morrow
Chef
Gestion financière et Opérations
bancaires
Banque du Canada

Par :

Jeremy Rudin
Sous-ministre adjoint
Direction de la politique du secteur
financier

Ministère des Finances

 

Annexe I
Rôles et responsabilités

De façon générale, voici les responsabilités du Ministère et de la Banque en ce qui a trait au Programme.

Une fois cette base établie, il convient de préciser comment se répartissent les responsabilités entre le Ministère et la Banque relativement aux activités qu'ils mènent dans le cadre du Programme. La présente annexe résume le partage des responsabilités quant à certaines activités clés. Elle ne constitue nullement une liste exhaustive ou définitive; elle vise simplement à orienter la collaboration entre le Ministère et la Banque pour ce qui est du Programme. Cette annexe peut être modifiée avec le consentement des deux parties.

Légende :
Dans le cas des activités dont le Ministère et la Banque sont conjointement responsables :
D = Diriger = Diriger ou lancer un processus ou une analyse
P = Participer = Participer à un processus ou à une analyse, y contribuer ou l’appuyer

Dans le cas des activités dont une partie est seule responsable :
F = Faire = Effectuer ou superviser la mise en œuvre
C = Conseiller = Seulement fournir des commentaires ou des conseils

I. Planification et évaluation des activités
  Banque Ministère
Mettre au point le plan stratégique triennal D P
Établir le budget F C
Faire approuver le plan stratégique annuel par le Comité de gestion financière P D
Faire approuver le budget par le Conseil d’administration de la Banque F -
Inclure le Programme d'évaluation de la trésorerie P D

 

II. Analyse et développement de produit
  Banque Ministère
Proposer des modifications à apporter aux produits ou aux canaux de distribution D P
Évaluer la conformité des modifications avec l’orientation stratégique P D
Préparer une analyse de rentabilité en vue d’évaluer les modifications D P
Faire approuver les modifications P F

 

III. Marketing des produits et communications (clients et médias)
  Banque Ministère
Mener une étude de marché (besoins, désirs et habitudes des clients) F C
Recommander une stratégie de marketing pour la campagne (promotion de la marque et des produits, messages destinés aux clients, messages destinés aux médias) D P
Obtenir l’autorisation ministérielle pour la stratégie de marketing de la campagne P D
Élaborer les concepts créatifs du marketing F C
Obtenir l’autorisation ministérielle pour les concepts créatifs C F
Mettre le plan de marketing à exécution F -
Annoncer les taux au début de la période de vente    
Annoncer les taux pour le reste des exercices d'établissement et de révision des prix F -
Gérer les activités liées aux relations avec les médias D P
Gérer le site Web Obligations d'épargne du Canada F -

 

IV. Établissement du prix des produits
  Banque
(y compris le Département
des Marchés financiers)
Ministère
Lancer le processus d’établissement ou de changement des prix C F
Formuler des commentaires en vue de l’établissement des prix    
  • Taux s'appliquant aux obligations coupon zéro du gouvernement
      canadien et aux bons du Trésor vendus en gros
F -
  • Frais administratifs bruts engagés F -
      • Frais de commission compris
   
      • Inclusion de la TVH applicable à la Banque    
  • Évaluation d'option suggérées F -
  • Frais administratifs bruts engagés par le Ministère - F
Surveiller les prix d'autres produits de titres au détail F -
Recommander des prix au ministre aux fins d'approbation C F

 

V. Fourniture des produits
  Banque Ministère
Recommander les conditions s'appliquant à la vente au comptant et par épargne-salaire D P
Approuver les conditions s'appliquant à la vente au comptant et par épargne-salaire - F
Créer les formulaires et rapports destinés aux clients F -
Préparer la stratégie de service à la clientèle D P
Préparer la stratégie technologique et les priorités quant aux systèmes F -
Bâtir les systèmes de soutien et élaborer les processus opérationnels connexes F -
Gérer le changement opérationnel F -

 

VI. Distribution des produits
  Banque Ministère
Négocier des accords avec les agents vendeurs (vente au comptant et épargne-salaire), sous réserve de l'approbation des commissions par le Ministère F C
Approuver la structure des commissions C F
Maintenir les canaux de vente par épargne-salaire et au comptant F Le Ministère est
consulté seulement
en cas de problème important.
Maintenir de bonnes relations de travail avec les partenaires dans ces canaux F
Fournir les documents et la formation dans ces canaux F
Verser la rémunération destinée aux agents vendeurs F

 

VII. Traitement des opérations avec la clientèle
  Banque Ministère
Définir les normes de service F C
Traiter les opérations avec la clientèle (inscriptions, transactions financières, transactions non financières, corrections) F Le Ministère
est consulté seulement
en cas de problème important.
Traiter les rapports destinés aux clients F
Traiter les rapports réglementaires F

 

VIII. Service à la clientèle
  Banque Ministère

Répondre aux demandes relevant de l'aspect opérationnel que les clients adressent au ministre (ces demandes sont transmises à la Banque)

F
(Informer le
Ministère de la réponse)
-
Répondre aux demandes des clients :
  • reçues par lettre, téléphone, courriel, télécopieur, etc.
  • concernant les caractéristiques du produit, des renseignements généraux, les politiques opérationnelles, les formulaires, les formulaires d’achat direct, etc., de même que les titres détenus
F Le Ministère est consulté seulement en cas de problème important ou lorsque sont soulevées des questions touchant l’orientation stratégique du Programme.

 

IX. Tenue de livres et déclaration au sujet du Programme
  Banque Ministère
Tenue de livres
  • ventes, rachats et encours de la dette
  • dépenses engagées au titre du Programme
F
(dans le cadre de la vérification des contrôles internes de la Banque)
-
Déclaration
  • dépenses découlant des Services relatifs aux titres destinés aux particuliers dans la section « Gestion financière » du Rapport annuel de la Banque
  • rapports financiers trimestriels (conformément à l’annexe II)
  • préparation et envoi au Ministère d’un rapport mensuel sur l’encours de la dette
  • préparation et envoi au Ministère d’un rapport mensuel sur les commissions de vente
  • préparation et envoi de la version préliminaire vérifiée de l’État de l’encours de la dette du gouvernement du Canada (date à déterminer annuellement)
   
Relevé de toutes les transactions liées aux rachats, aux ventes, aux commissions et aux versements d’intérêt pour la balance de vérification et les Comptes publics F
(le Groupe de comptabilité de la dette de la Banque)
-

Annexe II
Programme de placement de titres sur le marché de détail – Rapports financiers trimestriels 

Aux termes du présent protocole d'entente, la Banque prépare chaque trimestre un rapport récapitulatif des résultats financiers du Programme. Le rapport met en parallèle les charges d'exploitation effectives et le budget prévu du Programme depuis le début de l'exercice et explique les écarts que la Banque juge notables.

Le rapport comporte une section distincte pour les dépenses en immobilisations, le cas échéant.

Le rapport est préparé suivant les processus internes de la Banque en la matière et ses postes de dépenses. Il doit toutefois comporter les catégories de coûts suivantes :

Dépenses d’exploitation

Banque du Canada – Opérations internes de la Banque
Cette catégorie comprend les coûts internes engagés par la Banque pour la gestion du Programme (activités comme la planification, l'établissement du budget, les prévisions, la gestion des relations, l'analyse des produits, la gestion des contrats, les recherches et analyses de marketing, la gestion de l'effectif de vente, etc.).

Elle englobe aussi les frais d'exploitation indirects engagés et nécessaires pour la gestion du Programme (notamment une partie des frais de gestion de la Banque et des frais liés à l'infrastructure et aux fonctions de soutien comme les Services financiers, les Services juridiques, les Ressources humaines, les Technologies de l'information, les Services de sécurité et des installations, etc.).

Les coûts d'exploitation internes de la Banque liés au Programme figurent dans la catégorie des frais fixes, suivant l'accord conclu avec le Ministère. La hausse annuelle de ces frais suit la hausse annuelle du coût des activités énumérées précédemment.

Tiers (Opérations)
Cette section regroupe l'ensemble des dépenses découlant de contrats avec des tiers et liées aux opérations de base et aux innovations, dans les catégories « Opérations administratives » et « Gestion des changements apportés aux opérations administratives ».

Tiers (Marketing et communications)
Cette section réunit toutes les dépenses découlant de contrats avec des tiers qui concernent l'obtention de services de publicité, des recherches de marketing, la conception, l'effectif de vente, l'entreposage, l'hébergement de site Web, l'impression et la distribution. Ces dépenses sont réparties dans les catégories « Achat de publicité dans les médias et création » et « Marketing, impression et distribution ».


1 Suivant leur définition, les besoins financiers touchant le Programme comprennent les charges d'exploitation et les dépenses en immobilisations directes et indirectes engagées par la Banque pour administrer le Programme. Ces charges et dépenses comprennent les salaires et autres charges liées au personnel, les contrats conclus avec des tiers, une partie des frais de gestion de la Banque, de même qu'une partie des dépenses d'infrastructure et de soutien se rapportant, par exemple, aux Services financiers, aux Services juridiques, aux Ressources humaines, aux Technologies de l'information ou aux Services de sécurité et des installations.